Signature électronique INPI : le guide complet

Quelle signature électronique l’INPI demande vraiment

Vous êtes bloqué à l’étape de la signature sur le portail INPI ? Vous n’êtes pas seul. C’est LE problème le plus signalé par les entrepreneurs sur le Guichet unique. La bonne nouvelle : il existe des solutions simples, et vous pouvez débloquer votre dossier en quelques minutes.

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités d’entreprise passent par le Guichet unique de l’INPI. Ce portail remplace l’ancien système des CFE (Centres de Formalités des Entreprises).

Le problème ? Pour une modification, une cessation ou un dépôt d’actes ou de comptes, le Guichet unique demande de signer électroniquement le document de synthèse. Sinon, il affiche : « La législation impose le niveau de signature réclamé par le Guichet Unique pour les formalités de modifications, cessations, dépôts d’actes, dépôts de comptes. Il s’agit d’une signature avancée reposant sur un certificat qualifié. »

Lisez bien : le mot qui compte est « avancée ». L’INPI demande une signature avancée. Au dépôt du PDF, le portail vérifie une signature de personne physique à votre nom (un cachet d’entreprise est refusé) et une autorité inscrite sur la liste de confiance de l’Union européenne. Il vérifie toutes les signatures du fichier : une seule mauvaise suffit à faire refuser le document.

Les 3 niveaux de signature électronique

Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature. Comprendre la différence vous évitera de perdre du temps avec une solution inadaptée.

Signature simple

C’est la plus courante. Vous signez un PDF dans Adobe, vous cochez une case sur DocuSign, ou vous scannez votre signature manuscrite. Suffisant pour un devis. Refusée par le Guichet unique pour les modifications, cessations et dépôts. Pour une création d’entreprise, le portail se contente en principe d’une signature simple (une case à cocher).

Signature avancée

Elle est liée au signataire, permet de l’identifier et garantit que le document n’a pas été modifié après la signature. C’est le niveau que demande l’INPI, à condition que le certificat vienne d’une autorité inscrite sur la liste de confiance de l’Union européenne.

Signature qualifiée (eIDAS)

Elle repose sur un certificat qualifié, souvent sur clé USB, avec une vérification d’identité poussée. C’est ce que vend Namirial, par exemple. L’INPI ne demande pas ce niveau au sens strict : il demande une signature avancée reposant sur un certificat reconnu.

Vos options pour signer sur l’INPI

Il existe trois grandes solutions pour obtenir une signature acceptée par le portail INPI.

Option 1 : FranceConnect+ (gratuit)

FranceConnect+ est intégré directement au portail INPI et permet de signer gratuitement. Il faut une identité numérique validée (La Poste ou France Identité).

Avantage : gratuit.
Inconvénient : souvent bloquant (pannes, identité non validée, résidence à l’étranger).

Option 2 : Certificat annuel (ex : Namirial)

Vous achetez un certificat de signature qualifiée valable plusieurs mois ou années. Namirial, par exemple, en vend à environ 59 € HT par an.

Avantage : vous pouvez signer autant de documents que vous voulez pendant la durée du certificat.
Inconvénient : il faut d’abord faire vérifier votre identité avant de recevoir le certificat. Si vous êtes pressé, ce n’est pas adapté. Et si vous n’avez qu’un document à signer, c’est cher.

Option 3 : Signature à l’acte (ex : ClairSign)

Vous déposez votre PDF, dessinez votre signature, payez, puis saisissez un code reçu par e‑mail. Nous appliquons une signature électronique avancée eIDAS à votre nom. Prix : dès 19,90 € TTC (tarif exact affiché avant paiement) par document ; pour une cessation d’activité, le tarif exact s’affiche avant tout paiement.

Avantage : rapide (quelques minutes), pas de compte, pas d’abonnement, pas de clé USB, pas de rendez‑vous vidéo.
Inconvénient : le prix unitaire est plus élevé si vous avez beaucoup de documents à signer régulièrement.

Comparatif des solutions

Problèmes fréquents et solutions

« Votre signature n’est pas valide »

Ce refus vient du fichier : un cachet d’entreprise au lieu d’une signature de personne physique, une autorité absente de la liste de confiance de l’Union européenne, ou un PDF ré-enregistré qui a perdu sa signature. La solution : une des trois options ci‑dessus.

FranceConnect ne fonctionne pas

FranceConnect+ est souvent bloquant : panne, identité numérique non validée, résidence à l’étranger. Si FranceConnect ne marche pas, vous n’êtes pas obligé d’attendre. Vous pouvez passer par un service de signature électronique avancée pour débloquer votre dossier immédiatement. Consultez notre guide dédié FranceConnect.

Signature « avancée » : est-ce le bon niveau ?

Oui. Le Guichet unique demande justement une signature avancée reposant sur un certificat reconnu. Si votre document est rejeté malgré tout, la cause est ailleurs : un cachet d’entreprise au lieu d’une personne physique, une autorité qui n’est pas sur la liste de confiance de l’Union européenne, ou une autre signature du fichier qui ne convient pas.

Bloqué au Guichet unique

Si vous êtes bloqué à l’étape de signature sur le Guichet unique, c’est probablement un problème de FranceConnect+ ou de niveau de signature. Commencez par tester FranceConnect+. Si ça ne marche pas, optez pour une signature à l’acte. Voir notre article : Guichet unique — résoudre le blocage.

Encore une question ? Combien de temps faut‑il ? ,· Et si mon dépôt bloque ? ,· Puis‑je signer pour quelqu’un d’autre ?