Comment signer un document sur l’INPI ? Guide pas à pas

Étape 1 : Préparez votre document

Avant de vous lancer dans la signature, il faut que votre document soit prêt. Le portail INPI accepte uniquement les fichiers au format PDF. Si votre document est en Word (.docx), convertissez‑le en PDF avant de continuer.

Quels documents doivent être signés ?

Tout dépend de votre formalité. Voici les cas les plus courants :

• Création d’entreprise : bonne nouvelle, le Guichet unique se contente en principe d’une signature simple (une case à cocher).
• Modification (statuts, siège, dirigeant, capital…) : une signature électronique avancée est demandée. Vous devrez signer la synthèse PDF générée par le portail.
• Cessation d’activité, dépôt d’actes, dépôt des comptes : même chose, une signature électronique avancée est demandée.
• Pièces jointes (statuts, PV d’AG, actes) : suivez ce que le portail demande pour votre formalité. S’il demande une signature électronique, la même règle s’applique.

Étape 2 : Connectez‑vous au Guichet unique

Rendez‑vous sur formalites.entreprises.gouv.fr (le Guichet unique de l’INPI). Depuis janvier 2023, c’est le seul portail officiel pour toutes les formalités d’entreprise en France. Il remplace les anciens CFE.

Connectez‑vous à votre espace avec vos identifiants INPI habituels. Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un gratuitement. Pensez à bien renseigner votre identité : la signature devra être celle d’une personne physique, à votre nom.

Remplissez votre formalité

Complétez normalement toutes les étapes de votre formalité (informations sur l’entreprise, pièces justificatives, etc.). La question de la signature arrive à la toute fin du processus, juste avant la validation.

C’est à cette dernière étape que la plupart des entrepreneurs se retrouvent bloqués. Le portail vous demande de signer électroniquement la synthèse PDF de votre formalité, et rien ne se passe comme prévu.

Étape 3 : Essayez FranceConnect+

La première chose à tester, c’est FranceConnect+. Attention : il faut bien choisir FranceConnect+ (avec le « + »), pas FranceConnect classique. C’est FranceConnect+ qui permet de signer gratuitement sur le portail.

Comment ça marche ?

1. À l’étape de signature, cliquez sur le bouton FranceConnect+.
2. Choisissez votre fournisseur d’identité : La Poste (Identité Numérique) ou France Identité.
3. Authentifiez‑vous avec votre identité numérique (application mobile La Poste ou France Identité).
4. Le portail signe automatiquement votre document. Vous n’avez rien d’autre à faire.

Le problème : FranceConnect+ est souvent bloquant : pannes, identité numérique non validée, personnes résidant à l’étranger.

Si FranceConnect+ fonctionne pour vous, c’est la solution la plus simple et la plus rapide. Mais si vous tombez sur un bug, ne perdez pas des heures à réessayer. Passez à l’étape 4. Pour un guide complet sur les pannes FranceConnect, consultez notre article dédié.

Étape 4 : Si FranceConnect+ ne marche pas

Quand FranceConnect+ est en panne ou refuse de fonctionner, il vous reste une solution : passer par un service de signature électronique avancée.

Comment ça fonctionne concrètement ?

Le principe est simple. Le portail INPI vous permet de :

1. Télécharger la synthèse PDF de votre formalité (le récapitulatif que le portail génère automatiquement).
2. Faire signer ce PDF en dehors du portail, avec une signature électronique avancée à votre nom.
3. Réimporter le document signé sur le portail pour valider votre formalité.

Avec ClairSign

Le processus prend quelques minutes :

1. Rendez‑vous sur clairsign.com/signer.
2. Envoyez votre fichier PDF (la synthèse téléchargée depuis le portail).
3. Dessinez votre signature sur l’écran.
4. Renseignez vos coordonnées, validez le paiement (dès 19,90 € TTC ; pour une cessation d’activité, le tarif exact s’affiche avant tout paiement), puis saisissez le code de vérification reçu par e‑mail.
5. Recevez votre document signé par e‑mail, avec une signature électronique avancée eIDAS à votre nom.

Le certificat, à votre nom, est délivré par une autorité de certification inscrite sur la liste de confiance de l’Union européenne. Cette signature est conçue pour le Guichet unique de l’INPI. Pas de compte, pas d’abonnement, pas de clé USB, pas de rendez‑vous vidéo.

Autres alternatives

Si vous n’êtes pas pressé, vous pouvez aussi acheter un certificat de signature annuel, par exemple chez Namirial (environ 59 € HT par an, tarif public relevé en 2026). Mais il faut d’abord faire vérifier votre identité, ce qui n’est pas adapté si vous avez un dossier urgent à déposer.

Étape 5 : Déposez votre document signé sur le portail

Une fois que vous avez récupéré votre document signé (que ce soit via FranceConnect+ ou un prestataire), retournez sur le Guichet unique.

1. Reprenez votre formalité à l’étape de signature.
2. Cliquez sur « Importer la synthèse signée » (ou le bouton équivalent selon votre type de formalité).
3. Sélectionnez le fichier document signé depuis votre ordinateur ou téléphone.
4. Le portail vérifie automatiquement la validité de la signature.
5. Si la signature est acceptée, vous pouvez valider et transmettre votre formalité.

Une fois votre formalité transmise, l’INPI traite votre dossier. Le délai est en général de quelques jours ouvrés. Vous recevrez un e‑mail de confirmation avec votre numéro de dossier.

Encore une question ? Combien de temps faut‑il ? ,· Et si mon dépôt bloque ? ,· Comment déposer ensuite le document signé ?