« Votre signature n’est pas valide » sur l’INPI : les vraies causes et la solution

Pourquoi ce message apparaît : les vraies causes

Vous venez de passer des heures à préparer votre dossier sur le Guichet unique, et au moment de valider, le portail refuse votre signature. C’est frustrant. Vous n’êtes pas seul.

Le portail ne cherche pas une « signature qualifiée ». Il demande une signature avancée. Au dépôt, il vérifie que la signature est intégrée au PDF et qu’elle est à votre nom. Il vérifie que l’autorité figure sur la liste de confiance de l’UE. Et il contrôle toutes les signatures du fichier.

Voici les causes de refus, avec les messages exacts du portail quand ils existent.

Cause 1 : un cachet d’entreprise. Votre document a été signé au nom d’une société, pas à votre nom. Le portail affiche alors ce message. « Votre synthèse a été signée à l’aide d’un cachet en lieu et place d’une signature telle que demandée par l’article R123‑5 du Code de commerce. Celle-ci n’est donc pas acceptable. »

Cause 2 : une autorité de certification non reconnue. L’autorité qui a délivré le certificat n’est pas sur la liste de confiance de l’UE. Le message est alors : « La synthèse a été signée avec un certificat étranger hors UE et dont l’autorité de certification n’est pas présente parmi celles définies dans les listes de confiance eIDAS. » Ou encore : « La signature ne contient aucune autorité de certification reconnue par eIDAS. »

Cause 3 : une signature disparue du fichier. Vous avez ré-enregistré votre document signé, ou vous avez fait « imprimer en PDF ». La signature disparaît alors du fichier. Le portail ne trouve plus de signature électronique.

Cause 4 : le mauvais fichier. Vous avez déposé l’ancienne version non signée, ou un autre document que celui reçu signé. Vérifiez le nom et la date du fichier avant de déposer votre document.

Cause 5 : plusieurs signatures, dont une mauvaise. Le portail vérifie toutes les signatures présentes dans le PDF. Une seule mauvaise signature suffit à faire refuser le document.

Les signatures souvent refusées par l’INPI

Voici les outils et méthodes qui posent souvent problème sur le portail INPI. Si vous avez utilisé l’un d’eux, c’est probablement la raison du refus.

Adobe Acrobat / Adobe Sign

La fonction « Remplir et signer » d’Adobe Acrobat ajoute une image de votre signature. Pour le portail, ce n’est pas une signature électronique. Adobe Sign, en offre standard, est souvent refusé. Il peut apposer le certificat de la plateforme (un cachet d’entreprise), ou un certificat dont l’autorité n’est pas sur la liste de confiance de l’UE.

DocuSign (version standard)

DocuSign est très répandu en entreprise. En offre standard, il est souvent refusé par l’INPI, pour les mêmes raisons qu’Adobe Sign. La mention « Signé avec DocuSign » ne garantit pas que le portail accepte votre document.

HelloSign / Dropbox Sign

Même prudence : très bien pour un contrat ou un devis, souvent refusé pour l’INPI.

Yousign (version standard)

Selon l’offre choisie, le certificat utilisé peut ne pas remplir les conditions du portail. Le problème n’est pas le mot « avancée ». C’est l’autorité qui a délivré le certificat, et le fait que la signature soit à votre nom.

Scan ou photo de votre signature manuscrite

C’est une tentative très courante. Vous scannez votre signature, vous la collez dans le PDF avec un éditeur d’images. Ce n’est pas une signature électronique, juste une image. Elle est refusée pour les modifications, cessations et dépôts.

Signature dessinée à la souris dans un PDF

Dessiner votre signature avec la souris ou le doigt dans un lecteur PDF ne crée pas non plus de signature électronique. C’est un tracé graphique, pas un certificat cryptographique. Le portail INPI ne peut pas le valider.

Comment obtenir une signature acceptée

Il existe trois façons d’obtenir une signature qui passe la vérification du portail INPI. Chacune a ses avantages selon votre situation.

Option 1 : FranceConnect+ (gratuit, mais souvent instable)

FranceConnect+ est intégré directement au portail INPI. Il permet de signer gratuitement sur le portail. Il faut une identité numérique validée (La Poste ou France Identité).

Le problème : FranceConnect+ est souvent bloquant. Pannes, identité numérique non validée, difficultés pour les personnes qui vivent à l’étranger. Si FranceConnect ne fonctionne pas pour vous, passez aux options 2 ou 3.

Option 2 : Certificat de signature annuel (ex : Namirial, à partir de 59 € HT)

Vous achetez un certificat de signature qualifiée, environ 59 € HT par an (tarif public relevé en 2026). Des prestataires comme Namirial ou CertEurope proposent ce service. Vous pouvez ensuite signer autant de documents que vous voulez pendant la durée du certificat.

Inconvénient : il faut d’abord obtenir le certificat, ce qui prend du temps. Pas adapté si votre dossier est urgent, ni pour un seul document.

Option 3 : Signature à l’acte (ex : ClairSign, dès 19,90 € TTC)

Vous déposez votre PDF, vous dessinez votre signature et vous payez. Vous saisissez ensuite le code de vérification reçu par e‑mail. Nous appliquons sur votre document une signature électronique avancée eIDAS à votre nom. Son certificat vient d’une autorité inscrite sur la liste de confiance de l’UE. Chez ClairSign, le processus prend quelques minutes.

Avantage : rapide, sans compte à créer, sans rendez‑vous vidéo, sans clé USB. Vous recevez votre document signé par e‑mail et vous déposez ce fichier tel quel sur le portail INPI. Pour en savoir plus sur les différentes options, consultez notre guide complet de la signature électronique INPI.

Vérifier votre signature avant de déposer

Avant de déposer votre document sur le portail INPI, vous pouvez vérifier vous-même votre signature. Voici comment faire avec Adobe Acrobat Reader (gratuit).

1. Ouvrez votre document signé dans Adobe Acrobat Reader (pas dans un navigateur web, mais bien dans le logiciel Adobe).
2. Regardez la barre bleue en haut du document. Si elle indique « Signé et toutes les signatures sont valides », c’est bon signe.
3. Cliquez sur le panneau « Signatures » dans le volet de gauche. Vous verrez chaque signature du fichier et son certificat.
4. Vérifiez l’autorité de certification. Elle doit figurer sur la liste de confiance de l’Union européenne (par exemple : Certinomis, Namirial, CertEurope).
5. Vérifiez le titulaire du certificat. Il doit porter votre nom, pas celui d’une société. Sinon, c’est un cachet d’entreprise, refusé par le portail.

Si le certificat est au nom d’une société, ou si l’autorité n’est pas sur la liste de confiance de l’UE, votre document sera refusé. Faites alors signer votre document avec une signature électronique avancée à votre nom. Et ne réimprimez jamais votre document signé : déposez le fichier tel que vous l’avez reçu.

Encore une question ? Combien de temps faut‑il ? ,· Et si mon dépôt bloque ? ,· Puis‑je signer pour quelqu’un d’autre ?