Dépôt des comptes annuels INPI : la signature électronique expliquée

Qui doit déposer des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est une obligation légale qui concerne toutes les sociétés commerciales : SARL, SAS, SA, SNC, et autres formes de sociétés.

Depuis 2023, ce dépôt peut se faire en ligne sur le Guichet unique de l’INPI.

Les micro-entreprises et les entrepreneurs individuels ne sont pas concernés par cette obligation. Si vous êtes gérant d’une SARL ou président d’une SAS, cette démarche vous concerne chaque année.

Quelle signature est requise ?

C’est le point qui bloque de nombreux dirigeants. Le message du Guichet unique est le suivant : « La législation impose le niveau de signature réclamé par le Guichet Unique pour les formalités de modifications, cessations, dépôts d’actes, dépôts de comptes. Il s’agit d’une signature avancée reposant sur un certificat qualifié. »

Concrètement, au dépôt du PDF, le portail vérifie :

• une signature électronique intégrée au PDF ;
• une signature de personne physique, à votre nom (un cachet d’entreprise est refusé) ;
• un certificat dont l’autorité de certification figure sur la liste de confiance de l’Union européenne ;
• toutes les signatures présentes dans le fichier : une seule mauvaise suffit à faire refuser le document.

Ce qui en découle :

• Une signature scannée insérée dans le PDF ? Refusée.
• Une signature Adobe Acrobat ou DocuSign standard ? Souvent refusée (certificat de la plateforme, ou autorité absente de la liste de confiance).
• Une signature via FranceConnect+ ou une signature électronique avancée à votre nom, avec un certificat d’une autorité inscrite sur la liste de confiance ? Acceptée.

Cette signature est liée au signataire et protège le document : il ne peut plus être modifié après signature.

La procédure de dépôt étape par étape

Voici comment se déroule le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique INPI :

Étape 1 : Préparer vos documents

Avant de vous connecter au portail, vous devez avoir :

• Le bilan et le compte de résultat de l’exercice clos.
• L’annexe comptable (obligatoire pour SARL et SAS au-delà de certains seuils).
• Le procès‑verbal d’approbation des comptes par l’assemblée générale.
• La rapport de gestion si applicable.

Étape 2 : Remplir le formulaire sur le Guichet unique

Connectez‑vous sur le portail INPI, sélectionnez « Dépôt de comptes annuels » et remplissez les informations demandées : numéro SIREN, exercice concerné, date d’approbation des comptes, etc.

Étape 3 : Télécharger la synthèse PDF

Une fois le formulaire complété, le portail génère une synthèse PDF non modifiable de la formalité. C’est ce document que vous devez signer électroniquement.

Étape 4 : Signer mon document

Vous avez deux options :

• Option A : Signer directement avec FranceConnect+ intégré au portail (gratuit).
• Option B : Télécharger le PDF, le faire signer par un prestataire externe, et le réimporter sur le portail.

Étape 5 : Réimporter le document signé et finaliser

Si vous avez choisi l’option B, vous réimportez la synthèse signée sur le portail, telle que vous l’avez reçue (sans la réimprimer ni la ré-enregistrer en PDF, sinon la signature disparaît), puis vous finalisez le dépôt.

Les solutions pour signer

FranceConnect+ (gratuit)

Le portail INPI propose FranceConnect+ comme méthode de signature intégrée. C’est gratuit, et si ça fonctionne, c’est la solution la plus simple.

Pour utiliser FranceConnect+, il vous faut :

• Une identité numérique validée (Identité Numérique La Poste ou France Identité).
• Un smartphone avec l’application correspondante.

La création et la validation de l’identité numérique peuvent prendre du temps, et l’option est souvent bloquante (pannes, identité non validée, personnes étrangères). Si vous avez une échéance proche et pas encore d’identité numérique validée, cette option risque de ne pas être disponible à temps.

Prestataire de signature à l’acte (payant)

Si FranceConnect+ ne fonctionne pas, si vous n’êtes pas éligible, ou si vous avez besoin de signer rapidement, vous pouvez passer par un prestataire spécialisé comme ClairSign.

Le fonctionnement :

1. Vous téléchargez la synthèse PDF depuis le Guichet unique (étape 3 ci‑dessus).
2. Vous envoyez ce PDF sur ClairSign.
3. Vous dessinez votre signature, payez dès 19,90 € TTC (tarif exact affiché avant paiement), puis saisissez le code de vérification reçu par e‑mail : le document signé arrive par e‑mail en quelques minutes.
4. Vous réimportez le document signé sur le Guichet unique et vous finalisez le dépôt.

C’est une méthode rapide pour les dirigeants qui ne peuvent pas ou ne veulent pas utiliser FranceConnect+. Voir aussi notre article guide complet sur la signature INPI pour toutes les options disponibles.

Tarifs et délais

Encore une question ? Combien de temps faut‑il ? ,· Et si mon dépôt bloque ? ,· Mon document n’est pas une synthèse ?

Voir aussi : la page Comptes annuels. Vous y signez en quelques minutes, dès 19,90 € TTC.